När behövs dialog?

De sammanhang där möten av olika slag förekommer är oändligt många. Med undantag för rena informationstillfällen syftar de flesta möten till att skapa samtal, få till stånd ett utbyte - av kunskap, tankar och idéer. Därför är även de sammanhang där dialogbaserade mötesformer kan vara effektiva verktyg oändligt många. Här ser du tre exempel.

Skolan

Skolan är ett av alla de sammanhang där betydelsefulla möten äger rum. Ett exempel är föräldramötena, som fyller en viktig roll i kommunikationen mellan hem och skola. Hur brukar då ett föräldramöte gå till? De flesta föräldramöten följer en ganska traditionell form som innebär att läraren är den som pratar – informerar om olika saker – medan föräldrarna lyssnar. Vanligtvis är det bara en eller några föräldrar som uttalar sig, de andra kommer istället fram till läraren efter mötet. Därmed inte sagt att de flesta föräldramöten är dåliga, bara att de kan bli ännu bättre.

Vad vinner du?
Genom att använda mötesformer som främjar aktivt deltagande kan föräldramötet utvecklas till ett verkligt forum för dialog. Vid vissa tillfällen är dialogen särskilt viktig, t.ex. vid en ombyggnad, om skolan ska byta pedagogisk profil eller om det finns problem med mobbning. Och det behöver inte medföra några egentliga merkostnader. Det handlar ju inte om att göra något extra, utan om att utforma befintliga möten på ett annat sätt. Vinsterna är däremot flera. En vinst handlar förstås om att spara tid. Om fler deltar aktivt krävs mindre tid för samtal efter föräldramötet. Men viktigast av allt - med dialogbaserade möten där föräldrarna bidrar med sina tankar och idéer skapas en tillitsfull relation mellan hem och skola. En sådan relation ger inte bara trygga föräldrar utan lägger även grunden för ett gott samarbete med barnens bästa i fokus. De allra flesta föräldrar känner ett stort engagemang för sina barns skolgång, vilket gör dem till en värdefull resurs i skolans arbete. Genom goda möten kan den resursen användas till fullo. Samtidigt är nöjda föräldrar och elever förmodligen de bästa ambassadörer en skola kan ha, vilket är nog så betydelsefullt i en tid av ökad konkurrens mellan skolor. Men hittills har vi bara berört dialogen med föräldrarna. Kanske behöver även elevrådet en nystart?

Så hur gör man då?
Ja, det krävs naturligtvis kunskap och bra metoder. Det kan Inter Acta hjälpa dig med! Läs gärna mer om Inter Actas tjänster eller välkommen att kontakta mig, Teresa Lindholm, så bokar vi ett möte.

Intern kommunikation

Varje företag och organisation idag har ett varumärke eller en profil - en bild av verksamheten som man vill förmedla till omvärlden. För att lyckas med det måste hela organisationen dra åt samma håll. Därför är en väl fungerande intern kommunikation en avgörande framgångsfaktor.

Att tala med samma röst
Vi lever i ett ständigt brus, av budskap och bilder. Man talar om ett "informationsöverflöd" som gör det svårt att nå fram med ett budskap. Ofta finns ett avsevärt glapp mellan profil och image, det vill säga hur omvärlden uppfattar oss. Därför gäller det att kommunicera på ett enhetligt sätt, så att alla medarbetare talar med samma röst och förmedlar samma budskap. Om och om igen. Det är givetvis en utmaning för vilken organisation som helst, men särskilt för stora organisationer. Då blir det avgörande att alla förstår och tror på den profil eller det varumärke man vill kommunicera till omvärlden. Men ett vanligt scenario är att medarbetarna upplever varumärket som något orealistiskt och svårbegripligt, som påtvingats dem "uppifrån". Sett ur det perspektivet blir varumärkesarbetet något som bara sjtäl tid från det "riktiga" arbetet.

Dialog skapar ambassadörer
Med hjälp av kanaler som nyhetsbrev, informationsträffar, kick-offs och events kan vi sprida kännedom om varumärket internt. Men hur får vi alla medarbetare att verkligen tro på varumärket? Det kräver att människor känner sig delaktiga, att de blivit lyssnade till och fått möjlighet att bidra med sin kunskap och sina idéer. Först då får vi medarbetare som agerar som verkliga ambassadörer! Framgångsanalys, Framtidsverkstad, Miniverkstad och Idéverkstad är exempel på metoder som lämpar sig väl för en intern dialog, kring ett varumärke eller andra viktiga utvecklingsfrågor.

Låter det intressant? Här kan du läsa mer om Inter Actas tjänster eller kontakta mig, Teresa Lindholm, för ett samtal.

Samhällsplanering

Samhällsplanering handlar om att utforma trygga, trivsamma och funktionella fysiska miljöer för de människor som bor och verkar där. Därför måste man enligt lag samråda med dem som berörs av planerna. Det kan till exempel gälla dragningen av en ny väg, ombyggnad av en park eller etablering av ett nytt handelsområde. Tanken är förstås att människor ska ges möjlighet att ställa frågor och lämna synpunkter, och i någon mån påverka det slutgiltiga resultatet. Det är ju trots allt de som regelbundet vistas i ett område som bäst känner till vilka behoven, tillgångarna och de eventuella problemen är. Deras synpunkter, tankar och idéer torde alltså utgöra en värdefull källa till kunskap för varje samhällsplanerare.

Samrådsmöten som vanligt
Men faktum är att många vittnar om samrådsmöten med få deltagare, där det verkliga samtalet uteblir. En samhällsplanerare eller arkitekt står längst fram i rummet och informerar, medan övriga mötesdeltagare intar rollen som åhörare. När frågor och åsikter framförs tenderar det att vara de deltagare som är oroliga, missnöjda eller arga som yttrar sig. Det medför även att den som håller i mötet lätt hamnar i en obekväm försvarsposition, vilket bara skapar ytterligare frustration. En annan svårighet handlar om att det ofta är de mest resursstarka deltagarna som dominerar samtalet. Undersökningar visar dessutom att de som brukar delta på mötena är en ganska homogen grupp, som till stor del består av äldre svenska män.

Vänd på steken!
Men mycket kan göras för att få till stånd en bättre dialog med en mer sammansatt grupp av deltagare. Ett sätt är att komplettera de sedvanliga kommunikationskanalerna med en personlig inbjudan direkt hem i brevlådan till ett representativt urval av invånare. På så vis kan man nå många av dem som vanligtvis inte brukar delta. Eller så kan man vända på steken och söka upp människor där de brukar befinna sig – på vårdcentraler, öppna förskolor, bibliotek, torg och köpcentrum mm. Och själva mötesformen är förstås A och O. Open Space och Cafémetoden är två exempel på bra metoder som främjar dialog på lika villkor, oavsett deltagarnas resurser, förkunskaper eller vana att tala inför större grupper.

Vill du veta mer? Välkommen att kontakta mig, Teresa Lindholm, eller läs gärna mer om Inter Actas tjänster.